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KER60周年記念式典実行委員会第3回会合議事録(4/9)

2010/05/04

4月9日 KER60周年記念式典実行委員会第3回会合議事録(敬称略)

出席者:早野、石井、佐藤、福井、安川、神武、田辺、脇山、阿部、毛利、村越


-----アクションアイテム-------------------------------
A/I 1 案内状の文面作成(早野)
A/I 2 案内状の印刷を業者に依頼(石井、安川)
A/I 3 名簿更新の取りまとめ要請(福井)
A/I 4 名簿の印刷を業者に依頼(石井、安川)
A/I 5 式典当日あいさつをいただく招待者の確定(石井)
A/I 6 GOODS販売の準備(村越)
A/I 7 式会場事前確認(石井、毛利)
A/I 8 式典司会を65期主将渡辺に打診他イベント内容纏め(毛利)
A/I 9 事前作業の進捗管理(早野)
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議題
1.案内状の発送に関して
  1)5月20日に送付して返信は6月末を締め切りとする。
    (A/I 印刷を業者に依頼:石井、安川  封詰、発送:学生)
    (案内の返信先は石井幹事長宅宛て)
  2)文面は早野が作成し、口座振り込み先の決定後(佐藤副会長が銀行手続中→4/13に連絡有)
        4月9日参加メンバーにメールを流し了承を得る。(A/I 早野)

2.案内状の印刷に関して
   OBへは往復はがき、招待者は封書で案内状を送付する。
    (A/I 印刷を業者に依頼:石井、安川  封詰、発送:学生)

3.名簿の管理
   各期幹事へ再度取り纏め要請(5月連休前締め)する。→*現在、横原殿が各期幹事に依頼中(A/I 福井)
   その後各期担当(決定済み)がさらに声をかける。
 
4.名簿の印刷
   7月中に外注する。(A/I 石井、安川)

5.式典式次第に関して(6月末までに確定)
  ・あいさつをいただく招待者の選定する。(A/I 石井)
  ・来賓対応担当を決めるのを高島さんと調整する。
  ・部誌を作るアナウンスをする。そのための導入として資料を募集する。
   司会者によるアナウンスをするが事前に内容の調整要。(A/I 毛利)
    ⇒その後、理工学部体育会部誌作成の動向を見ながら、部誌作成プロジェクト発足させる
            (今回の実行委員会とは別に)   
  【早野コメント】
      手持資料(吉野さんの資料(佐藤保持)他、誰か人を決めて集める話がでたが、結論は出ず)から一部紹介
      をするか?今後、イベント担当者で話してください。
  ・部の歴史紹介(3世代くらい)
    草創期・・・芦澤さん
    矢上草創期?・・・???
     現在・・・神武(部の年次活動紹介、WEB紹介)
  ・GOODS販売
    ⇒サンプルを展示して受注する。栗原に確認(A/I 村越)
  ・司会を65期主将渡辺に打診(A/I 毛利)--田辺・脇山がサポート
  ・式会場事前確認(A/I 石井、毛利) 
  ・来賓用、一般用の受付担当を決める。
  ・ビデオカメラなど記録係を決める。
  ・経理担当・・・佐藤(院生阿部、竹内が補佐) 
  ・式のタイムキーパー役・・・脇山

6.式典内容に関して、6月の総会で幹事会の承認をいただく。
  ・この作業の進捗管理・・・早野(移動)

7.次回開催は5月18日(火)19時、場所は三田

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